5 häufigsten Fehler beim Projektmanagement

Gutes Projektmanagement lebt von frühzeitiger Planung, Abstimmungen und transparenten Prozessen. Die meisten Fehler und Versäumnisse passieren in der Planungsphase und wirken sich gravierend auf die Einhaltung von Budget oder der Zeitplanung aus. Wir haben die häufigsten Fehler für Sie zusammengefasst und bieten Ihnen passende Lösungsansätze dazu!

 

FEHLER 1: KEINE KLARE ROLLENVERTEILUNG – WER GEHÖRT ZUR PROJEKTORGANISATION DAZU?

 

Aufgrund des von Beginn an gefühlten Termindrucks nehmen sich die Projektbeteiligten oftmals nicht die Zeit ihr gemeinsames Miteinander bereits in der frühen Phase eines Projektes zielgerichtet zu „organisieren“. Wenn Aufgaben und Verantwortlichkeiten ohne vorherige Verständigung einfach vorausgesetzt werden, kann sich niemand wirklich sicher sein, was von einem erwartet wird und was man wiederum von anderen erwarten kann.

 

Lösung: Der Projektleitende ist die zentrale Figur einer Projektorganisation. Als Hauptverantwortliche(r) für eine erfolgreiche Abwicklung des Projektes muss er/sie einen Überblick haben, welche Personen, Gruppen und Gremien in der Projektorganisation innerhalb und außerhalb des Projektes von Bedeutung sind. Projektleiter*innen sind deshalb gut beraten, in den Aufbau der künftigen Projektorganisation zu investieren und Klarheit für das gemeinsame Miteinander zu schaffen.

 

FEHLER 2: UNKONKRETE PROJEKTZIELE – WO SOLL DIE REISE HINGEHEN?

 

In der Projektpraxis gestaltet sich das Definieren und Vereinbaren von Zielen oftmals äußerst kompliziert. Es muss schon in der frühen Phase eines Projektes vereinbart werden, welche Eigenschaften und Merkmale (Qualitätsanforderungen, Funktionalitäten, etc.) das Projektergebnis am Ende haben soll. Dieser Schritt ist notwendig, um aus den Zielen konkrete Handlungen und Aktivitäten ableiten zu können. Auch wenn es den Beteiligten schwer fällt sich festzulegen, ist es für die Planung des Projektes von entscheidender Bedeutung. Denn wenn man nicht weiß, wo man hinwill, wird man niemals dort ankommen!

 

Lösung: Nach einer groben Zielausrichtung im Rahmen der Auftragsklärung gilt es konkrete Projektziele abzuleiten, anhand derer der Projekterfolg erkenn- und messbar wird. Der Projektleiter / die Projektleiterin stimmt mit dem Team die Ziele ab und verhandelt diese mit dem Auftraggeber. Als Ergebnis steht ein Projekt-Zielkatalog, der von beiden Seiten akzeptiert ist.

 

Beim Formulieren von Projektzielen hilft die SMART-Formel.

 

FEHLER 3: VERNACHLÄSSIGTES STAKEHOLDER MANAGEMENT

 

Projekte sind häufig Vorhaben, die Veränderungen bewirken, mit denen sich davon betroffene einzelne Personen, Interessengruppen (englisch: Stakeholder) oder Organisationen auseinandersetzen müssen. Der Einfluss dieses Projektumfelds auf den Projekterfolg wird von Projektleitenden oftmals unterschätzt oder vernachlässigt.

 

Je nachdem, wie das Projekt von diesen Personen bzw. Gruppen wahrgenommen wird, können diese als willkommene Unterstützende oder als massive Blockierende agieren. Es empfiehlt sich deshalb, in einem Projekt schon von Beginn an ein wirkungsvolles Stakeholder-Management aufzubauen und im Projektverlauf kontinuierlich zu pflegen.

 

Typische Fehler im Bezug auf Stakeholder-Management:

 

  • ► Der Projektleitende führt die Stakeholder-Analyse allein durch
  • ► Die Stakeholder-Analyse wird nur zu Beginn des Projektes durchgeführt
  • ► Die Interessen der Stakeholder werden nicht ernst genommen
  • ► Aus den Ergebnissen der Stakeholder-Analyse werden keine konkreten Maßnahmen definiert, die zum Vorbeugen von Konflikten bzw. zur Schadensbegrenzung notwendig sind
  • ► Der Projektleitende und das Team sind für Stimmungen unter den Stakeholdern nicht sensibilisiert

 

Stakeholder-Management in vier iterativen Schritten

 

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FEHLER 4: UNGENAUE TERMINPLANUNG

 

Nicht selten werden in der Projektpraxis beim Erstellen eines Terminplans Fehler gemacht, die erst zu einem späteren Zeitpunkt sichtbar werden und Auswirkungen auf den Projekterfolg haben können. Typische Fehler sind:

 

  • ► Nur ein Teil der Beteiligten wirkt bei der Terminplanung mit.
  • ► Die Verfügbarkeit von Ressourcen wird generell vorausgesetzt, ohne sie zu hinterfragen.
  • ► Externe Zulieferungen werden in ihrer Dauer unterschätzt.
  • ► Es wird zu detailliert geplant, so dass der Terminplan unübersichtlich wird.
  • ► Es wird ein Planungstool oder eine Software verwendet, die nicht für alle wichtigen Beteiligten verfügbar bzw. bekannt ist.
  • ► Es wird so geplant, dass die zuvor vereinbarten Ecktermine nicht eingehalten werden können.

 

Lösung: Der Terminplan sollte bestenfalls mit dem gesamten Projektteam erstellt werden (z.B. im Rahmen eines gemeinsamen Workshops). Lassen Sie die Dauer der einzelnen Arbeitspakete durch die Verantwortlichen schätzen und greifen Sie auf Terminpläne aus ähnlichen vergangenen Projekten zurück, falls vorhanden. Achten Sie außerdem auf eine geeignete Darstellung des Terminplans (Terminliste, Balkenplan) aufgrund von Projektanforderungen und Mehrwert für die Projektbeteiligten. Bei der Verwendung eines Planungs-Tools muss dieses für die wichtigsten Beteiligten verfügbar sein und auch bedient werden können.

 

FEHLER 5: SCHWACHES RISIKOMANAGEMENT – FRÜHZEITIG AN SPÄTER DENKEN!

 

Die Lebenserfahrung zeigt, dass man nicht allen Risiken aus dem Weg gehen oder sie vermeiden kann. Oftmals würde es schon reichen, wenn man sich im Vorfeld über mögliche Gefahren „einige Gedanken“ machen würde, um schwierige Situationen bewusster angehen und beherrschen zu können. Gleichzeitig vergisst man mitunter auch mit optimistischem Blick immer wieder nach Chancen zu schauen und bleibt auf dem festgelegten Pfad. Deshalb beginnt Risikomanagement mit „Chancen- und Risikodenken“.

 

Lösung: Chancen- und Risikomanagement ist keine „einmalige Sache“, sondern beginnt am Anfang des Projektes und setzt sich über die Projektphasen als begleitender Prozess fort. Dabei werden die folgenden Prozessschritte wiederholt durchlaufen:

 

  1. 1. Risiken und Chancen identifizieren
  2. 2. Risiken und Chancen bewerten und analysieren
  3. 3. Maßnahmen planen
  4. 4. Maßnahmen umsetzen und überwachen

 

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